Kto może kserować dowód osobisty? Czy to bezpieczne?

Kserowanie dowodu osobistego jest tematem, który budzi wiele kontrowersji i wątpliwości. Jeśli ty też się zastanawiasz, czy kserowanie dokumentu tożsamości jest zgodne z prawem, czy też może naruszać twoje prawa i prywatność, to przeczytaj ten artykuł. Istotną rolę odgrywają również kwestie związane z bezpieczeństwem takiej czynności. Dowiedz się, czy pracownik banku może kserować dowód osobisty i jak zabezpieczyć ksero dowodu osobistego.

Zgodnie z polskim prawem dowód osobisty jest dokumentem, który stwierdza tożsamość danej osoby. Wydają go władze państwowe i ma ochronę prawną. Kserowanie dowodu osobistego może więc być uznane za naruszenie tej ochrony, ponieważ istnieje ryzyko, że kopiowanie takiego dokumentu doprowadzi do nieuprawnionego korzystania z danych osobowych. Wbrew pozorom ryzyko realizacji takiego scenariusza jest naprawdę spore.

Wyłudzenie danych osobowych to problem, z którym zmierzyć musiało się wielu mieszkańców naszego kraju. Zgodnie z wynikami badania „Wiedza na temat bezpieczeństwa ochrony danych osobowych w Polsce” serwisu ChronPESEL.pl i Krajowego Rejestru Długów (KRD), co trzeci Polak zetknął się z próbą wyłudzenia danych osobowych, a co ósmy padł ofiarą takiego procederu.

Stosownych zapisów szukać należy przede wszystkim w Ustawie o dowodach osobistych. W art. 79 tego dokumentu ustawodawca jasno wskazuje, że karze podlega każdy, kto „zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty”. Niezgodne z prawem jest tym samym żądanie dowodu jako zastawu np. za wypożyczenie sprzętu sportowo-rekreacyjnego. Sytuacja taka niesie ze sobą niepotrzebne ryzyko nadużyć – sam dokument lub dane z dowodu osobistego mogą bowiem zostać wykorzystane do wyłudzenia kredytu bądź popełnienia innego przestępstwa.

Chociaż ustawa nie odnosi się wprost do kwestii kserowania dowodu osobistego, orzecznictwo wskazuje, że bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych stanowi nadużycie. Kserowanie dowodu jest zatem w pewnych sytuacjach dopuszczalne, jednak powielane powinny być tylko te informacje, które są niezbędne do zawarcia konkretnego kontraktu (pozostałe informacje poufne muszą zostać zakryte).

Wiele osób spotyka się z sytuacją, w której bank wymaga dostarczenia skanu dowodu osobistego. Chociaż podczas wizyty w placówce pracownik banku może zweryfikować tożsamość klienta bez kserowania dowodu osobistego, w przypadku korzystania ze zdalnych kanałów kontaktu nie jest to możliwe. Otwieranie konta czy wnioskowanie o kartę kredytową za pośrednictwem aplikacji lub wniosku online na ogół wymaga załączenia zdjęć albo skanów dowodu osobistego. Czy bank ma prawo do kserowania dokumentu lub żądania jego zdjęcia/skanu?

Banki są zobowiązane przepisami prawa do przeprowadzania procedur identyfikacyjnych, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim klientom, a także przeciwdziałać praniu pieniędzy i innym przestępstwom finansowym. W jakich konkretnie sytuacjach bank może kserować lub skanować dowód osobisty? Zgodnie z treścią Ustawy Prawo bankowe (art. 112b) „banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych”. Ustawodawca nie wspomina jednak nic na temat kopiowania i przechowywania kopii dowodów osobistych. Tym samym prawo bankowe nie daje bankom podstaw do tego, by domagać się od klientów kopii lub skanów dowodów osobistych.

Banki dysponują jednak prawem do kopiowania dowodów na mocy Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dokument ten nakłada na banki obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, do których zalicza się identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości. Warto jednak podkreślić, że banki są zobowiązane do zachowania poufności gromadzonych danych osobowych i do ich właściwej ochrony. W tym celu zobowiązują się do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, zarówno w przypadku oryginałów dokumentów, jak i ich kserokopii. Jeśli nie masz pewności, czy bank zachowuje odpowiednie środki ostrożności, zawsze możesz porozmawiać na ten temat z pracownikiem banku i w ten sposób rozwiać wszelkie swoje wątpliwości. Banki działają w mocno regulowanym środowisku i dokładają wszelkich starań, by uniknąć strat wizerunkowych, dlatego też ochrona danych osobowych stoi u nich na bardzo wysokim poziomie. Niestety nie można tego powiedzieć o wszystkich instytucjach finansowych (np. parabankach), dlatego zawsze zachowuj dużą ostrożność w kontekście udostępniania swojego dowodu osobistego.

Z prośbą o udostępnienie skanu dowodu możesz się spotkać nie tylko w banku, lecz również w wielu innych sytuacjach, np. w miejscu pracy. Musisz wiedzieć, że pracodawca nie może żądać kserokopii dowodu osobistego pracownika. Zgodnie z polskim prawem wolno mu jedynie prosić o okazanie dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości, ale nie ma prawa do przechowywania ani kopiowania go.

Prawa do żądania skanu dowodu nie ma również żaden inny podmiot, z którym chcesz zawrzeć kontrakt – np. właściciel mieszkania, które planujesz wynająć. Niestety jest to częstą praktyką, co chętnie wykorzystują również przestępcy. Kradzież tożsamości na ogół niesie ze sobą wiele negatywnych konsekwencji, dlatego przed udostępnieniem komukolwiek danych osobowych dobrze się nad tym zastanów.

Jeśli z jakiegoś powodu musisz zrobić ksero dowodu osobistego, najlepiej skorzystaj z własnego sprzętu. Jeśli jednak nie dysponujesz skanerem ani urządzeniem wielofunkcyjnym z funkcją skanera, sprawdź, czy ktoś z twoich bliskich może ci go użyczyć. Kserując dowód w takich warunkach, redukujesz do minimum ryzyko dostania się danych osobowych w niepowołane ręce.

Inną możliwością jest zrobienie ksero dowodu osobistego w urzędzie miasta lub gminy. Wiele z nich ma specjalne stanowiska, gdzie można zrobić ksero dokumentów. Niestety to dość czasochłonne rozwiązanie, gdyż trzeba udać się osobiście do urzędu i czekać w zwykle długiej kolejce. Między innymi z tego powodu warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnych punktów ksero lub – jeśli istnieje taka możliwość, skan zastąpić zdjęciem wykonanym własnym telefonem.

Pamiętaj też, że niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na ksero, skan, czy zdjęcie, zawsze masz możliwość zaciemnienia niektórych danych. Możesz np. zasłonić numer PESEL, serię i numer dowodu lub inne dane, które uważasz za szczególnie wrażliwe. Alternatywnym rozwiązaniem jest naniesienie na wykonany skan lub zdjęcie stosownego napisu, np.: „Skan wykonany na potrzeby zawarcia umowy z firmą XYZ”. W ten sposób zwiększysz swoje poczucie bezpieczeństwa i ochrony prywatności.

Coraz bardziej wyrafinowane metody stosowane przez przestępców sprawiają, że częściej stajemy się ich ofiarami. Co zrobić w przypadku utraty dowodu osobistego? Jak zatrzymać możliwe konsekwencje przekazania tego dokumentu oszustowi? Jeśli podejrzewasz, że twój dowód osobisty trafił w niepowołane ręce, zastrzeż go jak najszybciej i o zaistniałej sytuacji powiadom policję.

Pomyśl też o zakupie jednego z naszych pakietów Chroń PESEL. W ramach tej usługi poinformujemy cię o próbach zaciągnięcia kredytów, pożyczek (kiedy ktoś sprawdzi cię w KRD), a nawet rejestracji działalności na twoje dane osobowe.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie marketingowy i ma na celu zachęcenie do nabycia usług Chroń PESEL świadczonych przez Kaczmarski Group Sp. J. oraz jej partnerów, tj. KRD BIG S.A. oraz TU Europa S.A. Materiał ten nie ma charakteru konsultingowego i nie powinien stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakichkolwiek decyzji. Rekomendowane jest zapoznanie się ze szczegółowymi zasadami świadczenia usług Chroń PESEL, określonymi w odpowiednich Regulaminach, Ogólnych Warunkach, Warunkach ubezpieczenia oraz Cennikach (dostępnych na stronach internetowych chronpesel.pl).