3 Kwietnia 2024

Upoważnienie – kiedy jest przydatne? Jak powinno wyglądać?

Udostępnij:

Zdarzają się sytuacje, w których nie jesteś w stanie osobiście złożyć lub odebrać ważnego dokumentu. Dlatego warto zadbać o odpowiednie upoważnienie dla zaufanej osoby, która będzie mogła działać w Twoim imieniu (dokonywać faktycznych czynności). Sprawdź, jak powinno wyglądać takie pismo, aby było zgodne z prawem i spełniało swoją funkcję.

W jakich sytuacjach potrzebne jest upoważnienie?

Upoważnienie jest potrzebne w sytuacjach, w których nie możesz osobiście załatwić danej sprawy, np. odebrać korespondencji czy złożyć podpisanego przez siebie dokumentu w urzędzie albo obejrzeć mieszkania, którego zakup rozważasz.

Upoważnienie różni się od pełnomocnictwa. Pozwala wykonywać faktyczne czynności w imieniu innej osoby, ale tylko takie, które nie powodują powstania, zmian lub ustania stosunku prawnego (czyli takiej relacji, którą regulują przepisy prawa). W praktyce oznacza to, że upoważnienie pozwala np. odebrać przesyłkę z poczty, ale nie zadziała, gdy trzeba podpisać w czyimś imieniu dokument. Warto wiedzieć, w jakich sytuacjach można skorzystać z upoważnienia, by nie stracić czasu, gdy okaże się, że upoważnienie nie wystarczy, by załatwić daną sprawę.

Oto kilka przykładów, jak działa upoważnienie:

Odbiór dokumentów – jeśli nie jesteś w stanie osobiście odebrać ważnego dokumentu, możesz upoważnić inną osobę, by to zrobiła w Twoim imieniu. Dotyczy to np. listów poleconych, wyników badań medycznych czy decyzji urzędowych.
Opieka nad dzieckiem – upoważnienie przyda się wtedy, gdy nie możesz osobiście odebrać dziecka z przedszkola, ale w Twoim imieniu robi to osoba upoważniona.
Dostęp do informacji – upoważnienie może dotyczyć również dostępu do baz danych czy innych systemów, w których znajdują się poufne informacje.

Pamiętaj, że to tylko kilka przykładów sytuacji, w których możesz skorzystać z upoważnienia. Jak widać, dotyczy ono ważnych spraw i można z niego skorzystać tylko w wyjątkowych okolicznościach (choroba, nieobecność). Opieka nad dokumentami lub przebiegiem spraw finansowych powinna zostać powierzona zaufanym osobom, których wiarygodność weryfikuje wystawiający upoważnienie.

Zobacz także: Kto może kserować dowód osobisty? Czy to bezpieczne?

Ważność upoważnienia

Upoważnienie ma moc sprawczą tylko wtedy, gdy zawiera określone istotne informacje. Niezależnie od tego, czy napiszesz go odręcznie, czy wydrukujesz, ważne jest, aby na dokumencie widniał Twój odręczny podpis. Istotne elementy upoważnienia to:

Data i miejsce sporządzenia upoważnienia – warto podać dokładną datę oraz miejsce, w którym mandat został sporządzony. Dzięki temu dokument będzie miał określoną ważność.
Dane osobowe i adres korespondencyjny osoby, która udziela upoważnienia – w upoważnieniu należy podać dane osobowe oraz adres osoby, która udziela upoważnienia. W ten sposób można jednoznacznie zidentyfikować upoważniającego.
Nagłówek: UPOWAŻNIENIE – W celu jednoznacznego określenia charakteru dokumentu, warto umieścić odpowiedni nagłówek na górze strony.
Dane osobowe i kontaktowe osoby upoważnionej – w upoważnieniu należy podać dane tego, kto jest upoważniony do wykonania określonych czynności. To pozwoli odbiorcy dokumentu jednoznacznie zidentyfikować tę osobę. Zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych informacje o upoważnionym są udostępniane wyłącznie określonemu podmiotowi/osobie i nie powinny być podane do wiadomości osób trzecich.
Oświadczenie woli osoby upoważniającej – w upoważnieniu powinno znaleźć się wyraźne określenie, do jakich czynności upoważnia się inną osobę.
Wymienienie czynności, do których dana osoba jest upoważniona – warto szczegółowo opisać, jakie zadania ma wykonywać upoważniony.
Czytelny podpis osoby upoważniającej – jeśli upoważniającym jest firma, oprócz podpisu konieczne będzie umieszczenie pieczątki.

Pamiętaj, że upoważnienie jest ważne tylko wtedy, gdy zawiera wszystkie wymienione powyżej elementy. Warto dokładnie przemyśleć jego treść i upewnić się, że nie brakuje żadnych istotnych informacji.

Upoważnienie – wzór ogólny

Jeśli nie wiesz, jak napisać upoważnienie, możesz skorzystać z gotowego wzoru. Na górze dokumentu powinien znajdować się tytuł „Upoważnienie” oraz data i miejsce, a dalsza treść może wyglądać następująco:

UPRAWNIONY/A:

Imię i nazwisko: _________________________________
Adres: _________________________________
PESEL: _________________________________
Numer dowodu osobistego: _________________________________

UPOWAŻNIAM:

Imię i nazwisko: _________________________________
Adres: _______________________________

OŚWIADCZAM, że niniejszym upoważniam osobę wymienioną powyżej do złożenia dokumentów (lub innej czynności, którą wybrana osoba ma zrealizować) w moim imieniu, dotyczących:
1. _______________________________________________
2. _______________________________________________
3. _______________________________________________

Czytelny podpis upoważniającego/a: ___________________

Warto pamiętać, że powyższy wzór jest jedynie przykładem i należy go dostosować do indywidualnych potrzeb i okoliczności. W przypadku wątpliwości formalnych możesz skonsultować się z prawnikiem lub notariuszem.

Zobacz także: Catfishing – co to jest? W jaki sposób się przed nim bronić?

Upoważnienie – jak mogą je wykorzystać nieuczciwe osoby?

Nieuczciwe osoby mogą wykorzystać upoważnienie na wiele sposobów, aby osiągnąć swoje cele. Jeden z nich to nadmierne wykorzystanie uprawnień, np.:

używanie służbowego konta do celów prywatnych, np. do pobierania filmów lub grania w gry;
nadużywanie dostępu do poufnych informacji, np. do danych osobowych lub danych finansowych;
wykorzystywanie służbowych zasobów do celów niezgodnych z prawem, np. do rozpowszechniania pirackiego oprogramowania.

Oprócz tego nieuczciwe osoby mogą – na podstawie upoważnień – fałszować dokumenty, aby uzyskać dostęp do czegoś, do czego nie mają prawa. Zagrożeniem jest też kradzież tożsamości, czyli sytuacja, gdy na podstawie danych zapisanych w dokumencie (numer dowodu, PESEL) ktoś będzie chciał podszywać się pod Ciebie. Nieuczciwe osoby mogą również wykorzystywać techniki socjotechniczne, aby manipulować ludźmi i nakłonić ich do ujawnienia poufnych informacji lub wykonania określonych czynności.

Upoważnienie – o czym należy pamiętać?

Napisanie upoważnienia to prosta czynność, którą możesz wykonać samodzielnie. Pamiętaj jednak, że pozornie drobne sprawy mogą sprawić, że dokument będzie nieważny. Nie zapominaj więc o ważnych danych osobowych (m.in. o aktualnym numerze dowodu) oraz czytelnym podpisie. Korzystaj z gotowych wzorów upoważnień, ale zawsze dostosowuj je do konkretnej sytuacji.

Pamiętaj, że upoważnienie daje możliwość działania w Twoim imieniu (wyłączając wspomniane już działania powodujące powstanie, zmianę lub ustanie stosunku prawnego), dlatego warto dokładnie przemyśleć, komu i w jakim zakresie udzielasz takiego upoważnienia. Jeszcze większe konsekwencje może nieść ze sobą pełnomocnictwo, ponieważ na jego podstawie można zawierać umowy lub wykonywać również operacje finansowe w czyimś imieniu.

Jeśli chcesz zmniejszyć ryzyko, że Twoje dane zostaną wykorzystane w nieodpowiedni sposób, skorzystaj z usługi Chroń PESEL. Dzięki niej otrzymasz powiadomienia za każdym razem, gdy ktoś posłuży się Twoimi danymi i sprawdzi Cię w Krajowym Rejestrze Długów, np. w celu zaciągnięcia pożyczki lub dokonania zakupu ratalnego.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie marketingowy i ma na celu zachęcenie do nabycia usług Chroń PESEL świadczonych przez Kaczmarski Group Sp. J. oraz jej partnerów, tj. KRD BIG S.A. oraz TU Europa S.A. Materiał ten nie ma charakteru konsultingowego i nie powinien stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakichkolwiek decyzji. Rekomendowane jest zapoznanie się ze szczegółowymi zasadami świadczenia usług Chroń PESEL, określonymi w odpowiednich Regulaminach, Ogólnych Warunkach, Warunkach ubezpieczenia oraz Cennikach (dostępnych na stronach internetowych chronpesel.pl).

Wróć