13 Października 2025
Czy pracodawca może monitorować aktywność online w pracy zdalnej?
Praca zdalna daje swobodę, ale też budzi pytania o prywatność. Czy pracodawca może sprawdzać, co robisz online, kiedy pracujesz z domu? Wyjaśniamy, jakie masz prawa, co wolno firmom, a kiedy monitoring narusza Twoją prywatność.
ZWIĘKSZ BEZPIECZEŃSTWO SWOICH DANYCH
ZWIĘKSZ BEZPIECZEŃSTWO SWOICH DANYCH
Statystyki i realia pracy zdalnej w Polsce
Poniżej najnowsze dane, które pokazują, jak wygląda sytuacja pracy zdalnej w naszym kraju.
- Według raportu Grant Thornton z początku 2025 roku, 62% dużych i średnich firm w Polsce oferuje pracownikom możliwość pracy zdalnej. To spadek z 71% w roku poprzednim. [1]
- Z kolei aż 80% firm deklaruje, że nie planuje w 2025 roku ograniczać obecnego modelu pracy zdalnej – chcą zachować status quo [1].
- Główne przyczyny, dla których firmy rozważają ograniczenie pracy zdalnej, to obawy o: spadek efektywności i jakości pracy i problemy w przepływie informacji, komunikacji zespołowej, atmosferze, poczuciu więzi między pracownikami [1].
- Z badania „Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki” Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) wynika, że dla pracowników praca zdalna ma swoje zalety i wady. Wśród zalet wymieniane są m.in. lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, mniejszy stres w niektórych obszarach. Do wad zaliczono odczucie niepewności czy większej kontroli ze strony pracodawcy.[2]
Te dane pokazują, że model pracy zdalnej jest w Polsce zaakceptowany i stosowany przez dużą część firm, ale istnieje też napięcie – między potrzebą efektywności i kontroli a prawami i komfortem pracownika.
Prawo w Polsce: Kodeks pracy, RODO i inne przepisy
Aby wiedzieć, co może, a czego nie może pracodawca w monitorowaniu aktywności online, trzeba zrozumieć ramy prawne.
Kodeks pracy
Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy. Nowelizacje wprowadziły definicje pracy zdalnej, pracy okazjonalnej, regulacje dotyczące BHP i obowiązków pracodawcy względem miejsca pracy zdalnej. Jednak monitoring pracy zdalnej nie jest dokładnie opisany w nowych przepisach – Kodeks nie reguluje każdego aspektu monitoringu zdalnego.
Zgodnie z Art. 22³ Kodeksu pracy kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika jest dozwolona, ale pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy: pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. Jednocześnie musi być zachowana ochrona tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.
Ochrona danych osobowych, RODO
Monitoring online wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Może obejmować np. rejestrowanie obrazu, logów, aktywności, przesyłania danych. To podlega przepisom RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowej ustawie o ochronie danych osobowych. Pracodawca musi mieć cel, podstawę prawną, przestrzegać zasady minimalizacji (czyli zbierać i używać tylko tyle danych, ile jest konieczne), zapewnić bezpieczeństwo tych danych oraz informować pracownika o ich zbieraniu i przetwarzaniu.
Pracownik ma prawo do prywatności, w tym w miejscu wykonywania pracy, nawet zdalnie. Kontrolowanie działań, które nie są związane z obowiązkami służbowymi może być naruszeniem dóbr osobistych.
Kodeks pracy
Praca zdalna została uregulowana w Kodeksie pracy. Nowelizacje wprowadziły definicje pracy zdalnej, pracy okazjonalnej, regulacje dotyczące BHP i obowiązków pracodawcy względem miejsca pracy zdalnej. Jednak monitoring pracy zdalnej nie jest dokładnie opisany w nowych przepisach – Kodeks nie reguluje każdego aspektu monitoringu zdalnego.
Zgodnie z Art. 22³ Kodeksu pracy kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika jest dozwolona, ale pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy: pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. Jednocześnie musi być zachowana ochrona tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.
Ochrona danych osobowych, RODO
Monitoring online wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Może obejmować np. rejestrowanie obrazu, logów, aktywności, przesyłania danych. To podlega przepisom RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowej ustawie o ochronie danych osobowych. Pracodawca musi mieć cel, podstawę prawną, przestrzegać zasady minimalizacji (czyli zbierać i używać tylko tyle danych, ile jest konieczne), zapewnić bezpieczeństwo tych danych oraz informować pracownika o ich zbieraniu i przetwarzaniu.
Pracownik ma prawo do prywatności, w tym w miejscu wykonywania pracy, nawet zdalnie. Kontrolowanie działań, które nie są związane z obowiązkami służbowymi może być naruszeniem dóbr osobistych.
Co pracodawca może kontrolować, a co nie?
Poniżej znajdziesz listę tego, co pracodawca w Polsce zazwyczaj może monitorować, oraz co jest problematyczne albo zabronione.
Pamiętaj, że wszystkie formy monitoringu muszą być uzasadnione, np. potrzebą zachowania produktywności, ochrony mienia, bezpieczeństwa informacji, i muszą przejść przez ocenę, czy nie da się osiągnąć celu mniej inwazyjnymi środkami.
Co pracodawca może monitorować podczas pracy zdalnej?
Jeśli pracujesz zdalnie, pracodawca może monitorować:
Pamiętaj, że wszystkie formy monitoringu muszą być uzasadnione, np. potrzebą zachowania produktywności, ochrony mienia, bezpieczeństwa informacji, i muszą przejść przez ocenę, czy nie da się osiągnąć celu mniej inwazyjnymi środkami.
Co pracodawca może monitorować podczas pracy zdalnej?
Jeśli pracujesz zdalnie, pracodawca może monitorować:
- Użycie narzędzi służbowych: jeśli pracodawca udostępnił sprzęt (komputer służbowy, firmowy laptop, telefon), może monitorować to, co się dzieje na tym sprzęcie, np. użycie konkretnych aplikacji, czas pracy w aplikacjach, logi systemowe.
- Pocztę elektroniczną służbową: kontrola służbowej poczty (np. firmowego maila) – w ramach art. 22³ Kodeksu pracy – jeśli jest to niezbędne dla organizacji pracy.
- Realizację zadań: terminowość, wyniki pracy, to, czy zadania zostały wykonane. Może to być oceniane poprzez systemy zarządzania projektami, raporty, komunikację z klientami, itp.
- Naruszenia bezpieczeństwa: jeśli firma ma wymagania co do bezpieczeństwa danych (np. wrażliwe dane, ochrona informacji poufnych), pracodawca może stosować narzędzia kontrolujące, czy pracownik przestrzega polityk bezpieczeństwa (np. kto logował się z jakiego urządzenia, czy dane są szyfrowane itp.).
Co jest ograniczone lub zabronione?
Pracodawca nie w każdej sytuacji może monitorować to, co robisz w trakcie pracy zdalnej. Niedozwolone są poniższe przypadki.
Pracodawca nie w każdej sytuacji może monitorować to, co robisz w trakcie pracy zdalnej. Niedozwolone są poniższe przypadki.
- Monitorowanie prywatnego sprzętu bez zgody pracownika: jeśli pracujesz z własnego laptopa czy komputera, pracodawca nie może w pełni wprowadzać monitoringu takiego sprzętu bez Twojej zgody i bez jasnych regulacji.
- Naruszanie dóbr osobistych: prywatności, tajemnicy korespondencji, intymności, godności itd. Jeśli monitoring nadmiernie ingeruje w Twoją prywatność czy intymność, możesz się temu sprzeciwić.
- Brak informacji lub zgody: pracownik powinien być poinformowany, jakie rodzaje monitoringu są stosowane, w jakim celu, jakie dane są zbierane, kto ma do nich dostęp, jak długo są przechowywane. To ważny wymóg RODO oraz ogólnej uczciwości.
Przykładowe sposoby prowadzenia monitoringu online
Wbrew pozorom pracodawca ma wiele narzędzi, żeby monitorować Twoją aktywność online w pracy zdalnej. Ten monitoring może być dość ogólny lub bardzo szczegółowy. Upewnij się, jakie metody stosuje Twój pracodawca.
Przykład 1: Firma może zainstalować na komputerze służbowym oprogramowanie, które rejestruje, ile godzin jesteś zalogowany, jakie aplikacje masz otwarte, czy odwiedzasz strony internetowe poza pracą.
Przykład 2: Jeśli pracujesz zdalnie i łączysz się z siecią firmową przez VPN, pracodawca może sprawdzać logi serwera VPN, żeby zobaczyć, z jakiego adresu IP pracujesz, o jakich godzinach się łączysz i czy ściągasz pliki firmowe. Nie może sprawdzać, jakie pliki konkretnie pobierasz ani treści Twojej komunikacji.
Przeczytaj też: Czym jest serwer proxy? Jak działa?
Przykład 3: Kontrola służbowej poczty: pracodawca może przeglądać korespondencję firmową, by upewnić się, że nie wykorzystujesz jej niewłaściwie (np. nie ujawniasz danych zastrzeżonych, nie używasz konta służbowego do prywatnych celów).
Przykład 4: Firma używa narzędzi do zdalnego zarządzania, które mogą robić zrzuty ekranu, monitorować aktywność klawiatury czy użycie myszy – ale takie działania są bardzo kontrowersyjne, mogą naruszać prywatność.
Wbrew pozorom pracodawca ma wiele narzędzi, żeby monitorować Twoją aktywność online w pracy zdalnej. Ten monitoring może być dość ogólny lub bardzo szczegółowy. Upewnij się, jakie metody stosuje Twój pracodawca.
Przykład 1: Firma może zainstalować na komputerze służbowym oprogramowanie, które rejestruje, ile godzin jesteś zalogowany, jakie aplikacje masz otwarte, czy odwiedzasz strony internetowe poza pracą.
Przykład 2: Jeśli pracujesz zdalnie i łączysz się z siecią firmową przez VPN, pracodawca może sprawdzać logi serwera VPN, żeby zobaczyć, z jakiego adresu IP pracujesz, o jakich godzinach się łączysz i czy ściągasz pliki firmowe. Nie może sprawdzać, jakie pliki konkretnie pobierasz ani treści Twojej komunikacji.
Przeczytaj też: Czym jest serwer proxy? Jak działa?
Przykład 3: Kontrola służbowej poczty: pracodawca może przeglądać korespondencję firmową, by upewnić się, że nie wykorzystujesz jej niewłaściwie (np. nie ujawniasz danych zastrzeżonych, nie używasz konta służbowego do prywatnych celów).
Przykład 4: Firma używa narzędzi do zdalnego zarządzania, które mogą robić zrzuty ekranu, monitorować aktywność klawiatury czy użycie myszy – ale takie działania są bardzo kontrowersyjne, mogą naruszać prywatność.
Jak rozpoznać legalny monitoring?
Żeby odróżnić zgodną z prawem kontrolę od nadużycia, sprawdź:
- Czy regulamin lub umowa zawiera zapis o monitoringu?
- Czy wiesz, jakie dane są zbierane i w jakim celu?
- Czy stosowane narzędzia dotyczą wyłącznie sprzętu służbowego?
- Czy pracodawca poinformował Cię o sposobie przechowywania i zabezpieczenia danych?
- Czy monitoring nie ingeruje w życie prywatne?
Jeśli uważasz, że Twoje prawa są naruszane, możesz:
- porozmawiać z pracodawcą i prosić o wyjaśnienie – w tym celu udaj się do działu kadr;
- sprawdzić dokumenty wewnętrzne firmy (regulaminy, polityki);
- skonsultować się z prawnikiem lub organizacją zajmującą się prawami pracowniczymi;
- w skrajnych przypadkach zgłosić naruszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Monitoring pracy zdalnej a ochrona danych i prywatność
Monitoring pracy zdalnej i ochrona danych osobowych mają wiele punktów styku.
- Monitoring może prowadzić do wycieku danych, jeśli narzędzia monitorujące nie są odpowiednio zabezpieczone. Przykładowo: logi, które zawierają dane wrażliwe, jeśli trafią w niepowołane ręce, mogą być wykorzystane w nadużyciach.
- Monitorowana aktywność online, np. dane logowania, adresy IP – jeśli są rejestrowane, mogą ujawnić informacje prywatne.
- Niektóre działania monitorujące mogą sprawić, że staniesz się podatny na kradzież tożsamości – jeśli ktoś uzyska dostęp do tych danych.
Jeśli chcesz mieć kontrolę nad tym, co dzieje się z Twoimi danymi (numer PESEL, imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu), rozważ zakup jednego z pakietów Chroń PESEL. Wybierz pakiet „Poziom 2 bezpieczeństwa”, żeby móc otrzymać alert, jeśli Twoje dane pojawią się w sieci albo w darknecie. To będzie wskazówka, żeby zwiększyć ostrożność i zachować czujność i w efekcie nie dać się nabrać na działania oszustów. Sprawdź, jakie inne usługi zawierają poszczególne pakiety i jak mogą Ci się przydać, jeśli pracujesz na komputerze.
FAQ – często zadawane pytania
Czy pracodawca może nagrywać mój ekran podczas pracy zdalnej?
Polskie prawo nie przewiduje wprost takiej możliwości. Pracodawca może kontrolować wyniki Twojej pracy i użycie sprzętu służbowego, ale ciągłe nagrywanie ekranu jest uznawane za nadmierną ingerencję w prywatność.
Czy mogę pracować z własnego komputera i uniknąć monitoringu?
Tak, ale firma musi wyraźnie ustalić zasady korzystania z prywatnego sprzętu. Monitoring Twojego komputera prywatnego bez zgody jest nielegalny.
Czy pracodawca może czytać moje prywatne maile?
Nie. Może kontrolować wyłącznie pocztę służbową, i to tylko w zakresie związanym z pracą.
Co zrobić, jeśli monitoring wydaje się zbyt daleko idący?
Masz prawo zapytać o cel i zakres monitoringu. Możesz zgłosić naruszenie do UODO lub skonsultować się z prawnikiem.
Czy monitoring może zwiększać ryzyko kradzieży danych?
Tak, jeśli narzędzia monitorujące nie są odpowiednio zabezpieczone. Wycieki danych z firmowych systemów mogą prowadzić do nadużyć, np. prób zaciągnięcia kredytu na Twoje dane. Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które informują o takich próbach i pomagają szybko reagować.
Polskie prawo nie przewiduje wprost takiej możliwości. Pracodawca może kontrolować wyniki Twojej pracy i użycie sprzętu służbowego, ale ciągłe nagrywanie ekranu jest uznawane za nadmierną ingerencję w prywatność.
Czy mogę pracować z własnego komputera i uniknąć monitoringu?
Tak, ale firma musi wyraźnie ustalić zasady korzystania z prywatnego sprzętu. Monitoring Twojego komputera prywatnego bez zgody jest nielegalny.
Czy pracodawca może czytać moje prywatne maile?
Nie. Może kontrolować wyłącznie pocztę służbową, i to tylko w zakresie związanym z pracą.
Co zrobić, jeśli monitoring wydaje się zbyt daleko idący?
Masz prawo zapytać o cel i zakres monitoringu. Możesz zgłosić naruszenie do UODO lub skonsultować się z prawnikiem.
Czy monitoring może zwiększać ryzyko kradzieży danych?
Tak, jeśli narzędzia monitorujące nie są odpowiednio zabezpieczone. Wycieki danych z firmowych systemów mogą prowadzić do nadużyć, np. prób zaciągnięcia kredytu na Twoje dane. Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które informują o takich próbach i pomagają szybko reagować.
Źródła:
1. Grant Thornton, Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2025 – edycja II, 2025, https://grantthornton.pl/wp-content/uploads/2025/02/Praca-zdalna-okiem-przedsiebiorcow-2025-edycja-II-Grant-Thornton.pdf (dostęp 11.09.2025).
2. PARP, Aspekty pracy zdalnej z perspektywy pracownika, pracodawcy i gospodarki, 2024. Dostęp online: https://www.parp.gov.pl/publikacje/publication/aspekty-pracy-zdalnej-z-perspektywy-pracownika-pracodawcy-i-gospodarki
Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie marketingowy i ma na celu zachęcenie do nabycia usług Chroń PESEL świadczonych przez Kaczmarski Group Sp. J. oraz jej partnerów, tj. KRD BIG S.A. oraz TU Europa S.A. Materiał ten nie ma charakteru konsultingowego i nie powinien stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakichkolwiek decyzji. Rekomendowane jest zapoznanie się ze szczegółowymi zasadami świadczenia usług Chroń PESEL, określonymi w odpowiednich Regulaminach, Ogólnych Warunkach, Warunkach ubezpieczenia oraz Cennikach (dostępnych na stronach internetowych chronpesel.pl).