Zaświadczenie o niekaralności – jak je uzyskać i ile to trwa?

Udostępnij:

Szukasz pracy, wyrabiasz licencję albo potrzebujesz dokumentu „o niekaralności”? W Polsce taką informację wydaje Krajowy Rejestr Karny (KRK). Poniżej znajdziesz prosty poradnik: gdzie i jak złożyć wniosek (online, osobiście, pocztą), jakie są opłaty, terminy i jak poprawnie przekazać dokument pracodawcy lub instytucji.

ZWIĘKSZ BEZPIECZEŃSTWO SWOICH DANYCH

Sprawdź pakiety CHROŃ PESEL

Czym dokładnie jest zaświadczenie o niekaralności i kiedy bywa wymagane?

Zaświadczenie z KRK (często nazywane zaświadczeniem „o niekaralności”) to urzędowa informacja o osobie wystawiana na podstawie danych z rejestru karnego. Bywa wymagane m.in. przy rekrutacji na niektóre stanowiska (np. związane z opieką nad dziećmi, ochroną), przy licencjach i koncesjach, a także w obrocie gospodarczym. Na rządowej stronie usługi znajdziesz potwierdzenie zakresu i celu dokumentu.

Trzy sposoby uzyskania zaświadczenia

1) Online przez e-KRK (najszybciej bez wychodzenia z domu)

Zakładasz konto w systemie e-KRK i składasz wniosek „o udzielenie informacji o osobie”. Potrzebny jest profil zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty.
Wydany dokument ma postać pliku XML z podpisem elektronicznym. Wydruk to tylko wizualizacja i nie jest dokumentem. Wizualizację generujesz w samym e-KRK, ale do urzędu/pracodawcy zwykle przekazuje się oryginalny plik XML (lub papier z punktu informacyjnego – patrz niżej).

Uwaga na płatność: opłatę w trybie e-KRK wnosi się wyłącznie przez mechanizmy płatności udostępnione w systemie. Płatność poza systemem uniemożliwi uzyskanie dokumentu elektronicznego.

2) Osobiście w Punkcie Informacyjnym KRK (przy sądzie)

Z wnioskiem możesz pójść do dowolnego punktu informacyjnego KRK przy sądzie okręgowym. W wielu punktach dokument dostaniesz „od ręki”; jeśli sprawa wymaga weryfikacji, obowiązuje termin do 7 dni.

3) Pocztą lub przez pełnomocnika

Wniosek możesz wysłać pocztą lub złożyć go przez pełnomocnika. W takim przypadku dolicza się opłatę skarbową 17 zł za pełnomocnictwo (z wyjątkami ustawowymi, np. pełnomocnik z najbliższej rodziny).
Przeczytaj też: Upoważnienie – kiedy jest przydatne? Jak powinno wyglądać?

Ile to kosztuje?

W 2025 roku za zaświadczenie o niekaralności trzeba zapłacić:

w wersji elektronicznej (e-KRK) – 20 zł.
w wersji papierowej (Punkt Informacyjny) – 30 zł.
za wielojęzyczny formularz standardowy (jako załącznik do zaświadczenia) – 17 zł.

Pełny cennik i sposoby płatności publikowane są na stronie KRK.

Zwolnieni z opłaty mogą być np. wychowawcy i kierownicy obozów lub kolonii dla dzieci (z odpowiednim pismem organizatora) – potwierdza to rządowa instrukcja usługi.

Jak długo się czeka na zaświadczenie o niekaralności?

Czas oczekiwania na zaświadczenie zależy od tego, który sposób wybierzesz.

Punkt Informacyjny KRK – zaświadczenie z reguły możesz dostać „od ręki”, nie później niż w 7 dni.
e-KRK (online) – realizacja do 7 dni (licząc od dnia następnego po złożeniu). W praktyce bywa szybciej.
Obywatele innych państw UE – jeśli KRK musi sprawdzać dane w rejestrze macierzystym, czas może wynieść do 20 dni roboczych.
Ogólny termin w karcie usługi na gov.pl: do 20 dni kalendarzowych – to bezpieczny „parasol” na sytuacje wymagające dodatkowych wyjaśnień (różne ścieżki, korespondencja).

Wniosek: jeżeli liczy się czas, punkt przy sądzie bywa najszybszy; jeśli chcesz zostać przy wersji elektronicznej, zarezerwuj kilka dni zapasu.

Jak poprawnie przekazać dokument pracodawcy lub urzędowi?

O tym, w jakiej formie pracodawca lub urząd przyjmie KRK, decyduje adresat – jedni akceptują wyłącznie plik XML z e-podpisem, inni wymagają papieru z pieczęcią. Zanim wyślesz dokument, upewnij się, jaki format i kanał dostarczenia obowiązuje. Poniżej pokazujemy najpewniejsze opcje, by pomóc Ci uniknąć zwrotów i poprawek:

E-dokument (XML) to jedyny urzędowy dokument z e-KRK. Wydruk wizualizacji ma charakter informacyjny – instytucja może wymagać oryginalnego pliku XML.
Jeżeli musisz dostarczyć wersję papierową z pieczątką, złóż wniosek w Punkcie Informacyjnym KRK (otrzymasz urzędowy wydruk).

Czy pracodawca może żądać zaświadczenia „o niekaralności”?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis. Pracodawca (jako podmiot kierujący zapytanie) musi wskazać podstawę prawną – konkretny artykuł ustawy przewidujący wymóg niekaralności na danym stanowisku (np. w branżach regulowanych). To stanowisko potwierdza serwis KRK.

Jeśli w ogłoszeniu o pracę widzisz prośbę o KRK bez podstawy prawnej, zapytaj o przepis. Pamiętaj też, że dane o karalności należą do szczególnej kategorii – nie przetwarza się ich „na wszelki wypadek”.

Bezpieczeństwo przy rekrutacji: na co uważać

Nie wysyłaj skanów dowodu ani kompletu danych osobowych niezweryfikowanym „rekruterom”.

Przeczytaj: Kto może kserować dowód osobisty? Czy to bezpieczne?

Uzgadniaj format dokumentu (XML czy papierowy). Gdy proszą wyłącznie o PDF „zrzut ekranu” – dopytaj o podstawę i procedurę.
Dla własnego spokoju włącz monitoring wycieków danych (np. PESEL, e-mail, numer telefonu). Taką usługę możesz mieć w ramach pakietu Chroń PESEL. Nie „zatrzyma” próby podszycia się, ale szybko Cię powiadomi, gdy Twoje dane pojawią się w sieci (np. w wyciekach, na forach czy w ogłoszeniach), co ułatwi natychmiastową reakcję – kontakt z organizatorem rekrutacji, zastrzeżenie numeru PESEL i ewentualne zgłoszenia do służb.

Krok po kroku: e-KRK w pigułce (checklista)

Zarejestruj się lub zaloguj w e-KRK.
Wybierz wniosek „o udzielenie informacji o osobie”.
Podpisz wniosek (profil zaufany lub podpis kwalifikowany, lub podpis osobisty).
Zapłać online w systemie e-KRK.
Pobierz plik XML (+ opcjonalną wizualizację).

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy wydruk z e-KRK wystarczy?

Zazwyczaj nie. Dokumentem jest plik XML z e-podpisem; wydruk to tylko wizualizacja. Ustal z adresatem, czy akceptuje wersję elektroniczną (często tak), czy wymaga wersji papierowej z punktu KRK.

Ile ważne jest zaświadczenie?

Prawo nie narzuca jednego terminu ważności. To adresat (pracodawca czy instytucja) decyduje, jak „świeży” dokument akceptuje (np. sprzed 30 dni).

Czy cudzoziemiec z UE też dostanie KRK?

Tak, ale urząd może pytać rejestr macierzysty – wtedy czas oczekiwania może wydłużyć się do 20 dni roboczych.

Czy mogę działać przez pełnomocnika?

Tak. Dołącz pełnomocnictwo i opłać 17 zł opłaty skarbowej (chyba że przysługuje zwolnienie).

Ile to potrwa na miejscu w sądzie?

Często od ręki; formalnie do 7 dni.

Źródła

Uzyskaj zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego [data dostępu: 23.10.2025].
Opłaty – Krajowy Rejestr Karny, https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/oplaty [data dostępu: 23.10.2025].
Czy obywatel zagraniczny może uzyskać zaświadczenie z polskiego rejestru karnego?, https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/czy-obywatel-zagraniczny-moze-uzyskac-zaswiadczenie-z-polskiego-rejestru-karnego [data dostępu: 23.10.2025].
Ministerstwo Sprawiedliwości, System e-KRK, https://ekrk.ms.gov.pl/ [data dostępu: 23.10.2025].
Uzyskiwanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego drogą elektroniczną, https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskiwanie-informacji-z-krajowego-rejestru-karnego-droga-elektroniczna3 [data dostępu: 23.10.2025].

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie reklamowy/marketingowy i ma na celu zachęcenie do nabycia usług Chroń PESEL świadczonych przez Kaczmarski Group Sp. J. oraz jej partnerów, tj. KRD BIG S.A. oraz TU Europa S.A. Materiał ten nie ma charakteru konsultingowego i nie powinien stanowić wyłącznej podstawy do podjęcia jakichkolwiek decyzji. Rekomendowane jest zapoznanie się ze szczegółowymi zasadami świadczenia usług Chroń PESEL, określonymi w odpowiednich Regulaminach, Ogólnych Warunkach, Warunkach ubezpieczenia oraz Cennikach (dostępnych na stronach internetowych chronpesel.pl).

Wróć